Dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, y a sus Decretos Reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014, así como las demás normas concordantes; HGIO HERRAMIENTAS DE GESTION INTEGRAL ORGANIZACIONAL SAS, en adelante HGIO, en razón al desarrollo de su objeto social realiza el tratamiento de datos personales de la siguiente manera:
1. Ámbito de aplicación
Esta política cobijará los datos personales registrados en cualquiera de las bases de datos de HGIO, donde se encuentren registrados datos de carácter personal. Todo colaborador de HGIO, que por sus funciones realice tratamiento de bases de datos con información personal debe cumplir con la presente política y procedimiento consignado en este documento.
2. Responsable
- Razón social: HGIO HERRAMIENTAS DE GESTION INTEGRAL ORGANIZACIONAL SAS
- NIT: 9016084113
- Domicilio: Bogotá
- Dirección: Calle 12B #9-33 OF 704
- Correo electrónico: info@hgio.co y escuelaexcelencia@hgio.co
- Teléfono: 3046810590 - 3057743086
3. Definiciones
Para efectos de la siguiente política y de acuerdo con los lineamientos legales, se entenderán así los siguientes conceptos:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Archivos: Conjunto de documentos conservados por la empresa en donde conste información personal regulada por la ley.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento de conformidad con la Ley.
Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como, por ejemplo: aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o derechos humanos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y a los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: La persona natural o jurídica que realice el tratamiento de los datos personales por cuenta de HGIO.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decida sobre las bases y tratamiento de los datos.
Tercero: Cualquier persona natural o jurídica diferente a las personas que colaboran como dependientes de HGIO.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de los datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. Principios
Principio de legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El tratamiento dado a los datos personales por parte de HGIO, debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento, HGIO garantizará al titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de HGIO será de medio.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por HGIO, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros la información que lleguen a conocer en virtud de sus funciones dentro de la compañía, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
5. Tratamiento al cual serán sometidos los datos
Los datos personales de todo ser humano, con el cual HGIO tuviere o estableciera una relación, permanente u ocasional serán sometidos a diferentes formas de tratamiento tales como: recolectar, almacenar, procesar, actualizar, reproducir, compilar, organizar, usar; de forma parcial o total para cumplir con las finalidades establecidas en la presente política.
6. Finalidad del tratamiento de datos personales
HGIO, realiza el tratamiento de datos personales, con el objetivo de cumplir con el desarrollo de su objeto social, así como el de dar cumplimiento a los deberes legales principalmente en materia contable, societaria, fiscal, comercial, administrativa y laboral; así como por medidas de seguridad a través de video vigilancia de las instalaciones de la empresa. La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se almacena para facilitar y promover, la permanencia de relaciones de carácter laboral, civil y comercial que permitan a la empresa mantenerse, desarrollarse y crecer; así como dar cumplimiento de la Ley y de las decisiones judiciales.
Respecto a los datos personales de nuestros clientes
Para dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en la relación comercial generada en la prestación de servicios, envío de cotizaciones, ofertas y características de productos y/o servicios, fortalecimiento de los vínculos comerciales, labores de publicidad y mercadeo, determinación de obligaciones pendientes, consulta de información financiera, control de acceso a las instalaciones de la empresa incluyendo video-vigilancia y cualquier otra actividad similar necesaria para desarrollar el objeto social de la empresa.
Respecto a los datos personales de nuestros empleados
Con el fin de efectuar procesos de selección y vinculación de personal como colaborador de la empresa, la gestión de recursos humanos, administración de nómina, afiliaciones al sistema general de seguridad social, salud ocupacional, bienestar, procesos disciplinarios, capacitaciones, actividades empresariales, control de acceso a las instalaciones de la empresa incluyendo video-vigilancia, dar aviso a contactos autorizados en caso de emergencias presentadas durante el desarrollo de las actividades laborales, y demás actividades relacionadas con la administración del capital humano.
Respecto a los datos personales de nuestros proveedores
Desarrollo de relaciones comerciales para la adquisición de insumos, equipos y servicios necesarios para el desarrollo del objeto social de la empresa, determinación de obligaciones pendientes, procesamiento de pagos, control de acceso a las instalaciones de la empresa incluyendo video-vigilancia.
Respecto a los accionistas
Para efectos del ejercicio, protección, reconocimiento de sus derechos.
7. Derechos del titular de la información
Según lo normado en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares podrán:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de autorización otorgada a HGIO, salvo en los casos que especifica la Ley que no requieren autorización:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública o Urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el registro civil de las personas.
- Ser informado del uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por incumplimiento a la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de datos cuando la empresa no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder a sus datos personales objeto de tratamiento por la empresa de manera gratuita.
- El titular de la información puede presentar peticiones, consultas y reclamos a través del correo info@hgio.co y escuelaexcelencia@hgio.co o mediante comunicación escrita dirigida a HGIO HERRAMIENTAS DE GESTION INTEGRAL ORGANIZACIONAL SAS, Calle 12B #9-33 Ofc. 704, Bogotá.
8. Deberes de HGIO Herramientas de Gestión Integral Organizacional SAS
HGIO, en su calidad de responsable de tratamiento de datos personales, y según lo establecido en la Ley 1581 de 2012, se compromete a cumplir con los siguientes deberes:
- Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
- Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012; Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente, sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
- Informar a través de los medios que considere pertinentes los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos.
9. Procedimiento para ejercer derechos por parte de los titulares
Autorizaciones
HGIO, solicita autorización mediante formato a los titulares de datos personales, para que sus datos puedan ser recolectados y tratados de acuerdo con la finalidad establecida. La autorización será obtenida por alguno de los siguientes medios: cotizaciones, facturas de venta, actividades de mercadeo, medios digitales, de manera oral por conversación telefónica, mediante conductas inequívocas que lleven a concluir su autorización y demás en el transcurrir del desarrollo del objeto de la empresa.
Consultas
El titular debe dirigir su solicitud a HGIO HERRAMIENTAS DE GESTION INTEGRAL ORGANIZACIONAL SAS, a través del correoinfo@hgio.co y escuelaexcelencia@hgio.co, o mediante comunicación escrita en la Calle 12B #9-33 ofc. 704 Bogotá, D.C. La empresa en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde el recibo de la misma, suministrará la información relacionada con el titular. En caso de no ser posible emitir respuesta la empresa indicará al solicitante los motivos por los cuales no ha podido satisfacer la consulta, sin embargo, la respuesta no podrá exceder de cinco (5) días hábiles contados desde el vencimiento del primer plazo.
Reclamos
El titular podrá a través de esta figura solicitar la corrección, actualización, supresión de sus datos personales o en el evento en el cual considere que la empresa ha incurrido en violación a la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen. De la misma forma, el titular puede revocar la autorización otorgada.
El titular debe dirigir su reclamo a HGIO HERRAMIENTAS DE GESTION INTEGRAL ORGANIZACIONAL SAS, a través del correo electrónico info@hgio.co y escuelaexcelencia@hgio.co o mediante comunicación escrita dirigida a HGIO HERRAMIENTAS DE GESTION INTEGRAL ORGANIZACIONAL SAS a la Calle 12B #9-33 ofc. 704 Bogotá. Con el fin de dar una respuesta adecuada y eficaz, es necesario que en el reclamo se relacione la siguiente información: identificación del titular, descripción de los hechos que generan la reclamación, dirección y demás documentos o información que considere necesarios.
Si se observa falta de información para proceder a tramitar, la empresa solicitará al titular se complemente lo necesario dentro de los cinco (5) días hábiles a la recepción del reclamo. La empresa cuenta con un plazo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la recepción de este para emitir la respuesta. Si en ese plazo no es posible emitir respuesta se debe informar al interesado los motivos de la demora y la respuesta no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al primer vencimiento.
10. Transferencia de la información
La empresa suministrará los datos personales objeto de tratamiento a las siguientes personas:
- Titular de la información, sus causahabientes o representantes legales.
- Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Terceros autorizados por el titular o por la ley.
La empresa podrá suministrar los datos personales a terceros no vinculados, siempre y cuando sean necesarios en ejecución de contratos para actividades de la empresa.
Transferencias internacionales
HGIO HERRAMIENTAS DE GESTION INTEGRAL ORGANIZACIONAL SAS, no realiza transferencia de la información a nivel internacional.
11. Disposiciones especiales en el tratamiento de datos personales
Tratamiento de datos de naturaleza sensible
Como lo norma el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, se prohíbe el tratamiento de datos sensibles excepto cuando el titular haya otorgado autorización, cuando sea necesario para ejercer u obtener el reconocimiento de sus derechos, salvaguardar un interés vital del titular, además cuando se empleen con finalidad histórica, estadística o científica siempre y cuando se suprima la identidad del titular.
Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes
Cumpliendo con la Constitución Política, el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los niños, niñas y adolescentes gozan de prevalencia y el tratamiento de sus datos debe responder a su interés superior, asegurando el respeto a sus derechos fundamentales. Para tal efecto la empresa obtendrá de parte del representante legal del menor la autorización.
12. Seguridad y confidencialidad de la información
HGIO, en aplicación del principio de seguridad, proporcionará las medidas humanas y técnicas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, acceso no autorizado a los registros; sin embargo, HGIO, no garantiza la seguridad total de la información, ni se responsabiliza por consecuencias derivadas del ingreso indebido por parte de terceros a las bases de datos físicas y/o electrónicas donde se almacena la información de datos personales. En el caso de contratistas y proveedores se exigirá la adopción y cumplimiento de las normas referentes a la protección de datos personales.
13. Designación y observancia
En HGIO, todos los funcionarios están obligados a conocer y aplicar la política de protección de datos personales, en esa medida deben dar aviso de manera inmediata a la secretaria general de la empresa en el caso de conocer de alguna solicitud por parte de algún titular de la información, así como de dar aviso cuando se observe el uso indebido de las bases de datos que contengan datos personales.
HGIO, designa a la GERENCIA GENERAL de la empresa para realizar la gestión de peticiones, quejas, consultas, reclamos y demás que solicite el titular de la información.
14. Cambios en la política de tratamiento
Cualquier cambio en esta política de tratamiento de datos personales será dado a conocer a través de correo electrónico o aviso publicado en la página web a los titulares de la información.
15. Fecha de entrada en vigencia y periodo de vigencia de las bases de datos
Esta política de Protección y Tratamiento de Datos Personales está vigente desde el 10 de octubre de 2025. El periodo de vigencia de las bases de datos será el necesario para cumplir con las finalidades de cada una.
Anexo 1: Aviso de privacidad
HGIO HERRAMIENTAS DE GESTION INTEGRAL ORGANIZACIONAL SAS, dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y a sus demás normas concordantes, informa que los datos por usted suministrados en virtud de su relación con nuestra compañía y en el desarrollo de nuestro objeto social, serán tratados de acuerdo con la política de tratamiento de datos personales.
El tratamiento al cual serán sometidos los datos será: recolectar, almacenar, procesar, emplear su información personal para los siguientes fines:
- Realizar labores de mercadeo y ventas de nuestros productos y servicios.
- Control de acceso a las instalaciones de la compañía, incluyendo video-vigilancia.
- Procesos de selección de personal y demás obligaciones laborales que contraiga la compañía.
- Notificar a los contactos autorizados en caso de emergencia.
- Procesos de selección, evaluación de proveedores.
- Procesos de pagos y verificación de datos.
- Procesos de bienestar laboral.
Se resalta que, como titular de la información, los derechos que le asisten de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 son:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de autorización otorgada a la empresa cuando esta se ha requerido.
- Ser informado del uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por incumplimiento a la ley, previo requerimiento a la empresa.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de datos cuando la empresa no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder a sus datos personales objeto de tratamiento por la empresa.
Para presentar alguna consulta, petición o reclamo, HGIO HERRAMIENTAS DE GESTION INTEGRAL ORGANIZACIONAL SAS coloca a su disposición la secretaria general de la compañía, con la cual puede establecer contacto de manera presencial en la Calle 12B #9-33 ofc. 704 Bogotá D.C., o en los teléfonos 3046810590 - 3057743086 e al correo electrónico info@hgio.co y escuelaexcelencia@hgio.co.
Se firma a los 15 días, del mes de junio del año 2025.